A empresa comprou o EPI certo, entregou para todo mundo e treinou a equipe. Veio a fiscalização, pediu a ficha de entrega, e a ficha diz: "luva — 2 pares — 03/2026". Sem CA, sem descrição, sem assinatura na linha da troca.
Do ponto de vista da auditoria, aquele EPI não foi entregue. A NR-6 obriga o empregador a fornecer o equipamento adequado, orientar sobre o uso, exigir que seja usado, substituir quando perde a eficácia e registrar tudo isso. A ficha é o documento que comprova esses cinco atos. Sem ela, a defesa da empresa em autuação ou ação trabalhista fica sem base.
O que a lei pede
A NR-6 atribui ao empregador fornecer o EPI adequado ao risco, gratuitamente, em perfeito estado, e registrar o seu fornecimento — o que inclui substituição por dano, extravio ou fim da vida útil. A CLT (arts. 166 e 167) sustenta a obrigação e amarra o EPI ao CA válido.
Não existe formulário oficial. O que a norma cobra é o conteúdo: precisa ser possível saber quem recebeu o quê, quando, por que e com qual CA.
Os campos que precisam estar lá
| Campo | Por que a fiscalização olha |
|---|---|
| Nome, função e setor do trabalhador | Amarra o EPI ao risco da função descrita no PGR |
| Descrição do EPI | "Luva" não diz nada; "luva tricotada com banho nitrílico, cano curto" diz |
| Número do CA e validade | Sem CA válido, o EPI não é reconhecido como medida de proteção |
| Quantidade e data da entrega | Base do controle de reposição e da prova de fornecimento |
| Motivo (entrega, troca, devolução) | Distingue reposição normal de troca por dano recorrente |
| Assinatura do trabalhador | É o que transforma o registro em prova de recebimento |
| Responsável pela entrega | Define quem respondeu pelo ato dentro da empresa |
| Registro de orientação/treinamento | A NR-6 exige orientar sobre uso, guarda e conservação |
| Devolução ou baixa | Fecha o ciclo no desligamento e na troca |
Os cinco erros que derrubam a ficha
- Descrição genérica. "EPI diversos" ou "botina" sem modelo impede provar adequação ao risco.
- CA ausente ou vencido na data da entrega. É o item mais fácil de checar e o mais comum de falhar.
- Assinatura em branco ou coletada em lote no fim do mês. Assinatura sem data confiável perde força probatória.
- Ficha que só tem a primeira entrega. Sem registro de troca, a leitura é de EPI usado até o fim da vida útil e além.
- Ficha que não conversa com o PGR. Se o programa aponta risco químico e a ficha registra luva de malha, a incoerência aparece na hora.
Papel ou digital
A ficha eletrônica é aceita e, na prática, funciona melhor — desde que garanta autoria e integridade: assinatura eletrônica, biometria ou outro mecanismo que ligue o registro à pessoa e impeça alteração posterior sem rastro. Planilha editável por qualquer um no compartilhamento não cumpre esse papel.
A vantagem operacional pesa: sistema digital cruza função, risco e CA, avisa da reposição e gera o histórico do trabalhador em segundos — que é exatamente o que o auditor pede.
Guarde as fichas enquanto durar o vínculo e ainda por alguns anos após o desligamento. O período de prescrição trabalhista costuma ser o parâmetro usado, e ações envolvendo saúde podem exigir prazos maiores.
Como a ficha vira controle, e não papelada
A ficha só ganha valor gerencial quando parte de uma matriz de EPI por função: cada função tem sua lista de EPIs, com CA e periodicidade prevista. A partir daí a ficha deixa de ser arquivo morto e passa a responder perguntas de gestão — quem está com EPI vencido, qual função consome três vezes mais luva que o previsto, qual setor nunca devolve.
Esse consumo fora da curva costuma indicar EPI inadequado para a tarefa, não desperdício. É mais barato trocar a especificação do que repor o item errado todo mês.
Perguntas frequentes
A ficha de EPI é obrigatória?
Ficha de EPI digital tem validade?
Preciso registrar o CA na ficha?
Por quanto tempo guardar a ficha de EPI?
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Referências: NR-6 (EPI); NR-1 (disposições gerais e gerenciamento de riscos ocupacionais); CLT arts. 166 e 167; sistema Consulta CA / Ministério do Trabalho e Emprego. Conteúdo orientativo — prazos de guarda e formato do registro devem ser validados com a assessoria jurídica e o SESMT da empresa.